Складской учёт: зачем он нужен и как его организовать

Даже небольшой магазинчик или масштабное производство не обойдётся без грамотного учёта товаров на складе. Где бы ни хранилась продукция — важно всегда понимать, что и в каком объёме есть в наличии, пора ли делать новые закупки или, может, стоит распродать залежавшиеся запасы. Разбираемся, как выстроить систему складского учёта без лишних хлопот.

Что представляет собой складской учёт

По сути, это систематизация сведений о запасах — готовой продукции и материалах. При этом незавершённое производство, основные средства и иные активы сюда не входят.

За склад обычно отвечает конкретный сотрудник. Ему нужно фиксировать все перемещения товаров — хоть от руки в тетради, хоть в таблице Excel, хоть через специальную программу. Среди обязательных действий:

• приёмка продукции от поставщиков;
• внесение данных о новых поступлениях в базу или учётные бумаги;
• отправка товаров покупателям либо в торговый зал;
• перемещение между складами или точками продаж;
• регулярные проверки остатков (инвентаризация);
• передача в бухгалтерию сведений об изменении закупочных цен;
• списание испорченных, пропавших или использованных внутри компании товаров;
• обновление характеристик продукции в учётных карточках.

Зачем вести складской учёт

Без чёткой картины по остаткам и их стоимости бизнес рискует работать наугад. Разберём ключевые преимущества упорядоченного учёта.

Группировка товаров

Разделение продукции на категории помогает:

• выделить ходовые позиции;
• заметить товары, которые плохо продаются;
• следить за сроками годности.

Порядок в документации

Грамотный учёт экономит время сотрудников: им проще искать товары для сборки заказов. К тому же аккуратные документы снижают риск краж, просрочки и прочих неприятностей.

Контроль остатков

Точный учёт — надёжный щит от хищений: каждое перемещение фиксируется, скрыть потери становится сложнее. Имея актуальные данные, предприниматель может:

• закупать нужное количество товаров;
• избегать перебоев в продажах;
• отслеживать сроки оплаты поставок;
• анализировать, как быстро оборачиваются разные группы товаров.

Какие бывают подходы к учёту

Выбор метода зависит от ассортимента и особенностей хранения. Рассмотрим четыре основных варианта:

1. Номенклатурный. Подходит компаниям с разнообразным ассортиментом. Чтобы не потеряться в обилии позиций, товары делят на группы и подгруппы. Для каждой единицы заводится отдельная карточка, а схожие позиции объединяются по общим признакам.
2. Сортовой. Здесь главное — сорт и тип товара. Прочие параметры (поставщик, цена, срок годности) отходят на второй план.
3. Партионный. Идеален для продукции, которую важно хранить отдельно: например, из‑за срока годности, закупочной цены или условий расчётов с поставщиками.
4. Партионно‑сортовой. Сочетает два подхода: сначала товары группируются по партиям, затем — по сортам.

Обратите внимание: партионный и партионно‑сортовой методы требуют больше места для хранения. Кроме того, для них нужно вести ведомости, тогда как при сортовом и номенклатурном учёте достаточно карточек.

Документы на складе: что и когда оформлять

Каждое движение товара должно быть зафиксировано. Разберём основные бумаги.

Приёмка

1. Накладная от поставщика — сопровождает груз, служит основанием для приёмки.
2. Приходная накладная — оформляется на базе накладной от поставщика.
3. Товарно‑транспортная накладная (форма № 1‑Т) — нужна для грузов, доставленных транспортом. Подтверждает передачу: у поставщика товар списывается, у получателя — ставится на учёт. Во второй части указывают расходы на перевозку.
4. Приходный складской ордер (форма М‑4) — его заполняет кладовщик по итогам смены, включая все поступившие товары.
5. Акт о приёмке материалов (форма М‑7) — пригодится, если партия пришла не полностью, без документов или есть расхождения с заявкой. С ним можно предъявить претензию поставщику.
6. Акт о приёмке товаров (форма ТОРГ‑1) — подтверждает, что продукция проверена по качеству, количеству, массе и комплектности.

Хранение

1. Товарный ярлык (форма ТОРГ 11) — содержит название, артикул, сорт, количество. Помогает быстро найти товар и заполнить инвентаризационную опись.
2. Карточка учёта (форма М‑17) — фиксирует местоположение материалов. Для каждого вида, сорта, размера — своя карточка, заполняемая по приходным документам.

Перемещение

1. Требование‑накладная (форма М‑11) — оформляют при передаче между подразделениями или сотрудниками. Один экземпляр остаётся на складе, второй — у принимающей стороны.
2. Накладная на внутреннее перемещение (форма ТОРГ‑13) — отражает движение товаров со склада в торговый зал или на производство. Все участники получают копии.

Выбытие

1. Накладная на отпуск материалов на сторону (форма М‑15) — нужна, если товары передают на переработку в другую организацию. Указывают количество и цену.
2. Товарная накладная (форма ТОРГ‑12) — используют при продаже другому предприятию. Заполняют в двух экземплярах: для продавца и покупателя.
3. Акт о списании (форма ТОРГ‑16) — составляют при выбытии из‑за порчи.

Как организовать учёт: ручной или автоматизированный

Закон не диктует строгих правил — выбирайте формат под свои задачи: бумажные журналы, таблицы Excel или специализированные программы. Ориентируйтесь на объём продаж и частоту операций. По мере роста бизнеса автоматизация становится всё актуальнее.

Плюсы и минусы ручного учёта в Excel

Таблицы бесплатны, но имеют ряд ограничений:

• нет истории изменений — легко потерять данные из‑за случайного удаления;
• обработка документов и грузов занимает много времени;
• сложно отслеживать сроки годности;
• человеческий фактор повышает риск ошибок при ручном вводе.

Преимущества автоматизации

Специальные программы решают эти проблемы:

• электронные документы защищены от потерь, доступ есть только у ответственных сотрудников;
• шаблоны и справочники сокращают число ошибок;
• меньше бумажной работы, быстрее инвентаризация;
• автоматизированы сроки годности, печать ценников и этикеток.

Например, в сервисе «МойСклад» аномальные показатели (например, истекающий срок годности) подсвечиваются красным — сразу видно, на что обратить внимание.

Автоматизация с «МоимСкладом»: что даёт сервис

Программа упрощает все складские процессы: приёмку, отгрузку, перемещение, инвентаризацию, списание. Вы получаете:

• круглосуточный доступ к актуальным данным об остатках, оборотах и себестоимости;
• возможность печати любых документов;
• интеграцию с оборудованием и сервисами.

Подготовка магазина к учёту: пошаговый план

Определитесь с методом учёта (номенклатурный, сортовой, партионный или партионно‑сортовой).

Закупите оборудование:

• терминалы сбора данных (ТСД) и сканеры для штрихкодов;
• принтеры для этикеток;
• ПО для связи техники с учётной системой.

Назначьте ответственных сотрудников и дайте им чёткие инструкции.

Распределите товары по зонам склада — так их будет проще найти.

Возможности «МоегоСклада»: краткий обзор

Сервис помогает не только вести учёт, но и решать сопутствующие задачи:

Интеграция с техникой и сервисами:

• редактор этикеток и ценников с массовой печатью;
• поддержка сканеров, генерация штрихкодов (EAN‑8, EAN‑13, Code128);
• связь с фискальными регистраторами (АТОЛ, ШТРИХ‑М, Viki Print), кассами (МодульКасса, Эвотор) и терминалами оплаты (Verifone, PAX);
• экспорт данных в 1С:Бухгалтерию.

Работа с документами: формирование и печать (М‑11, ИНВ‑3, ТОРГ‑16, МХ‑1 и др.), обмен через ЭДО или email.

Умное адресное хранение: система подсказывает, куда разместить новый товар, и формирует лист подбора для отгрузки.

Обработка заказов:

• отчёт по статусам (новые, подтверждённые, возвраты);
• резервирование товаров;
• выставление счетов и контроль оплаты;
• работа с маркированными товарами.

Аналитика:

• отчёт «Прибыльность» — динамика продаж по товарам, сотрудникам, покупателям;
• «Движение денежных средств» — контроль кассовых разрывов;
• «О прибылях и убытках» — ключевые показатели для оценки эффективности.

В сервисе доступны и другие отчёты: по остаткам, оборотам, контрагентам, задолженности. Для оперативного мониторинга можно настроить рассылку данных на почту.