КЭП для бизнеса: что это, зачем нужна и как оформить

Цифровые документы уже плотно вошли в нашу жизнь, и без заверенной электронной подписи сегодня не получить некоторые госуслуги. Разберёмся, что это за штука, есть ли у неё юридическая сила, как её оформить и где применять.

Какие бывают электронные подписи

Электронно-цифровая подпись, или ЭЦП, — это электронный аналог подписи от руки. Она облегчает документооборот внутри фирмы, работу с клиентами, контрагентами и партнёрами. С её помощью также сдают отчёты в госструктуры.

Правила получения и использования ЭЦП прописаны в законе № 63-ФЗ, который приняли в апреле 2011 года, а потом не раз правили и дополняли. Документ описывает три вида подписей, и у каждой свой круг задач:

• простая, она же ПЭП;
• усиленная неквалифицированная, или УНЭП;
• усиленная квалифицированная — УКЭП.

ПЭП — самый простой и слабо защищённый вариант. Примеры: подтверждение по смс или пара логин-пароль. Это простые сертификаты без зашифрованной информации, не привязанные к конкретному человеку. Чаще всего такую подпись используют для входа в систему или во внутреннем документообороте, например для кадровых приказов, регламентов и заявлений. Ещё она служит для авторизации на Госуслугах, в банковских приложениях и других сервисах.

УНЭП — подпись со средней степенью защиты, которую создают специальной программой. В сертификате применяют средства криптозащиты и создают шифрованный ключ. Такой вариант подходит для договоров и прочих бумаг с партнёрами или внутри компании. Чтобы документы с НЭП считались юридически значимыми, руководители должны заключить соглашение об использовании подписи.

УКЭП, её же называют КЭП, — полный аналог рукописной подписи. Один из обязательных признаков, описанных в законе, — указание ключа проверки в квалифицированном сертификате. Такая подпись обладает полной юридической силой и заверяет любые документы. С её помощью фиксируют текст договора, акта, бухгалтерского отчёта, налоговой декларации и прочей документации. Правки, внесённые после подписания, можно отследить, а значит, защита тут самая надёжная. УКЭП — универсальный вариант с широчайшей функциональностью: она годится в любых гражданско-правовых отношениях, поэтому полезна и ИП, и самозанятому, и физлицу, и юрлицу.

Где пригодится квалифицированная подпись

Сфера применения КЭП постоянно растёт. Без неё не обойтись при работе с некоторыми государственными и коммерческими структурами. Вот основные направления.

• Документооборот внутри и снаружи. Всё больше компаний переходят на электронный документооборот. С КЭП руководитель подписывает приказы, распоряжения, договоры с сотрудниками и другие внутренние бумаги. Систему ЭДО можно связать с бухгалтерскими и кадровыми программами — так бумаг станет минимум, а процессы ускорятся. Искать данные в электронной базе удобнее, чем в архиве, да и защитить цифру проще, чем следить за сохранностью бумажных оригиналов. С партнёрами документы тоже можно подписывать КЭП, но тогда она должна быть у обеих сторон. Всё это открывает бизнесу новые горизонты: расширяет географию, упрощает учёт, освобождает ресурсы на развитие и помогает выглядеть современной и технологичной компанией.
• Маркетплейсы. Продавцы, которые торгуют через Ozon, Wildberries и другие онлайн-гипермаркеты как ИП или юрлицо, обмениваются с площадкой актами, накладными, счетами-фактурами и чеками. Если документооборот идёт в электронном виде, правила маркетплейса требуют от селлеров оформить КЭП.
• Госорганы. Налоговая: с КЭП сдают бухгалтерскую и налоговую отчётность, подают заявления на регистрацию юрлица или ИП, удалённо меняют режим налогообложения, регистрируют онлайн-кассу и многое другое. Госуслуги: порталом пользуются и физлица, и организации, а один из вариантов входа — как раз КЭП. В личном кабинете можно поменять регистрационные данные компании, запатентовать изобретение, запросить данные Росстата. Росреестр: на портале регистрируют право собственности, оформляют сделки с недвижимостью, получают выписки из реестров и запрашивают информацию об объектах. Кроме того, сертификаты нужны при работе с таможней, судами, Росаккредитацией и другими ведомствами. Например, без КЭП не отправить отчёт о численности сотрудников в Росстат.
• Электронные торги. Большую часть госзакупок и коммерческих закупок проводят на электронных площадках, там же реализуют имущество обанкротившихся организаций. ЭЦП нужна и покупателям, и поставщикам на каждом этапе: регистрация на площадке, подача заявки, отправка предложения исполнителем, заключение контракта, закрывающие документы после выполнения обязательств. Коммерческие площадки могут принять неквалифицированную подпись, а государственные — только КЭП.

Как это работает

По сути КЭП — это шифр, созданный специальной программой. Он гарантирует, что документ подписал конкретный человек в определённое время и с тех пор его не меняли. Шифр записывают на защищённый носитель-токен, который выглядит как USB-флешка. Работает он вместе с криптографической программой, которую отдельно ставят на компьютер. Чтобы подписать документ, его открывают в программе и выбирают нужный пункт меню либо пользуются плагином для подписи файлов из Word или Excel.

В основе лежит технология ключей:

• закрытый, он же секретный, ключ формируется, когда владелец заверяет электронный документ;
• открытый ключ нужен, чтобы проверить документ после подписания.

Проще говоря, пользователь шифрует документ и создаёт отдельный файл подписи. Получатель расшифровывает ключ в своей программе и сверяет с оригиналом. Если документы идентичны, подпись действительна. Секретный ключ скопировать и передать нельзя — он доступен только владельцу КЭП. Поэтому подпись не украдут и не используют без вашего ведома.

Где взять КЭП

С 1 января 2022 года налоговая бесплатно выпускает КЭП для ООО и ИП. Обратиться могут:

• юрлица, кроме доверенных лиц организаций;
• ИП и те, кто оказывает правовые услуги, например нотариусы;
• руководители российских филиалов иностранных юрлиц.

От имени ООО или ИП бесплатный сертификат получает тот, кто вправе действовать без доверенности: гендиректор ООО или сам предприниматель. Гражданство значения не имеет — руководителем может быть и россиянин, и иностранец.

С сентября 2023 года сертификаты на юрлиц не выдают сотрудникам-доверенным лицам. Удостоверяющий центр может выпустить только сертификат физлица, к которому нужно оформить машиночитаемую доверенность, или МЧД. То есть заверить документы КЭП юрлица сотрудник больше не может — только ЭЦП физлица вместе с МЧД.

Финансовые организации, платёжные операторы и ИП из финансового сектора получают усиленную подпись в удостоверяющем центре Центробанка. Представители местного самоуправления и госструктур — через Федеральное Казначейство.

Сделать КЭП полностью онлайн или с курьером нельзя. Нужно личное присутствие и паспорт, чтобы сотрудники налоговой идентифицировали заявителя. Владельцу выдадут закрытый ключ на токене, ключ проверки и квалифицированный сертификат. Сам носитель не выдают: нужна USB-флешка установленного образца типа А, сертифицированная ФСБ или ФСТЭК. Сертификат на токен предъявлять необязательно — специалисты проверят соответствие требованиям безопасности на месте. Получить ЭЦП можно и в аккредитованном удостоверяющем центре по тем же правилам, а список таких центров есть на сайте налоговой.

Как оформить КЭП

• Убедитесь, что у вас нет действующих сертификатов: две КЭП выпустить нельзя. Если сертификат есть, его отзывают через заявку в налоговую и только потом запускают выдачу новой.
• Купите токен для сертификата и ключа. Если защищённый носитель уже есть и соответствует требованиям, можно использовать его. Купить токен можно в компьютерном интернет-магазине, в удостоверяющем центре или в вендинговом аппарате в отделении налоговой.
• Подготовьте документы: оригинал паспорта, оригиналы или копии СНИЛС и ИНН. Для КЭП на филиал иностранной организации дополнительно нужна доверенность по требованиям 63-ФЗ, заверенная нотариусом.
• Выберите удобное отделение налоговой — необязательно то, где регистрировали бизнес. Ближайший пункт выдачи можно найти на сайте налоговой службы.
• Придите в отделение и заполните заявление на УКЭП. Можно сформировать его заранее через личный кабинет налогоплательщика. Не все подразделения выдают КЭП, актуальный список мест есть на официальном сайте.
• На токен запишут шифр с усиленной ЭЦП.
• Установите на компьютер сертифицированное ПО: криптопровайдер, плагин, расширение для браузера, драйвер для токена. При установке нужна лицензия.

На один компьютер ставится только одно лицензированное ПО. Если подписывать документы нужно с нескольких рабочих мест, лицензию покупают для каждого. Работать с ЭЦП можно не только с компьютера — подойдут любые устройства с подключением внешних носителей.

Готовую КЭП можно проверить на подлинность через специальные сервисы или на Госуслугах, там же проверяют и заверенный документ. С 2023 года сертификат делают на 12 лет, но срок действия закрытого ключа — 15 месяцев, продлить его можно бесплатно. Для этого заранее подают заявку на плановый перевыпуск онлайн или в офисе Доверенного лица УЦ налоговой. После истечения срока сертификата продлить КЭП не получится — придётся получать заново.

Коротко о главном

• ЭЦП бывает трёх типов, и они различаются защитой, юридическим весом и сферами применения.
• КЭП, она же УКЭП, — полноценный аналог подписи от руки: заверяет любые электронные документы.
• Это шифр, созданный программой и записанный на защищённый токен. Без специального ПО на компьютере он не работает.
• Усиленная подпись нужна для госорганов, отчётности, тендеров и торгов, маркетплейсов, работы с контрагентами и внутренних бумаг.
• Руководители организаций и ИП получают сертификат в удостоверяющих центрах налоговой. Сотрудники работают только с КЭП на физлицо и доверенностью МЧД.
• Для выпуска обращаются в УЦ, который выдаёт сертификаты по требованиям российского законодательства. Список точек выдачи есть на сайте Федеральной налоговой службы.
• Сертификат действует до 12 лет, закрытый ключ — 15 месяцев. Продлить КЭП можно дистанционно, а для новой нужно личное присутствие.